Cách tính chi phí in ấn văn phòng theo tháng – Nên thuê hay mua máy in?

Chi phí in ấn là khoản chi thường xuyên nhưng dễ bị bỏ qua trong quản lý văn phòng. Nếu không tính toán đúng, doanh nghiệp có thể tốn hàng triệu đồng mỗi tháng mà không nhận ra. Vậy làm sao để tính chi phí in ấn chính xác? Và liệu thuê máy in có tiết kiệm hơn so với mua? Bài viết này sẽ giúp bạn tính toán chi tiết và đưa ra lựa chọn tối ưu nhất.

1. Vì sao cần tính chi phí in ấn hàng tháng?

Chi phí in không chỉ là tiền mua mực. Nó bao gồm nhiều yếu tố như:

🔹 Mực in hoặc toner
🔹 Giấy in
🔹 Khấu hao máy in
🔹 Chi phí sửa chữa, bảo trì
🔹 Điện năng tiêu thụ
🔹 Thời gian và công sức quản lý

Nếu không kiểm soát, chi phí in có thể chiếm từ 3% – 10% tổng chi phí vận hành văn phòng.

2. Công thức tính chi phí in ấn theo tháng (chuẩn nhất)

Công thức tổng quát:

Chi phí in tháng = (Chi phí mực + Chi phí giấy + Khấu hao máy + Bảo trì) / Tổng số trang in

Hoặc đơn giản hơn:

Chi phí in tháng = Chi phí mỗi trang × Số trang in mỗi tháng

3. Ví dụ thực tế cách tính chi phí in

Giả sử một văn phòng in 3.000 trang/tháng, sử dụng máy in laser phổ biến của Canon, HP, Epson hoặc Brother.

Chi phí mực in

🔹 1 hộp mực: 250.000đ
🔹 In được: 2.500 trang
🔹 Chi phí mực mỗi trang:
= 250.000 / 2.500
= 100đ/trang

Chi phí giấy

🔹 1 ram giấy A4 (500 tờ): 70.000đ
🔹 Chi phí giấy mỗi trang:
= 70.000 / 500
= 140đ/trang

Khấu hao máy in

🔹 Giá máy: 4.000.000đ
🔹 Thời gian sử dụng: 36 tháng
🔹 Chi phí khấu hao:
= 4.000.000 / 36
= 111.000đ/tháng

Chi phí mỗi trang khấu hao:
= 111.000 / 3.000
= 37đ/trang

Tổng chi phí mỗi trang:

🔹 Mực: 100đ
🔹 Giấy: 140đ
🔹 Khấu hao: 37đ

Tổng: 277đ/trang

Tổng chi phí in mỗi tháng:

= 277đ × 3.000
= 831.000đ/tháng

4. Chi phí thực tế có thể cao hơn (chi phí ẩn)

Ngoài chi phí cơ bản, còn có:

🔹 Thay drum: 400.000 – 900.000đ
🔹 Sửa máy: 200.000 – 1.000.000đ/lần
🔹 Thời gian xử lý lỗi
🔹 Gián đoạn công việc

Chi phí thực tế có thể lên tới:

1.000.000 – 1.500.000đ/tháng

5. Có nên thuê máy in thay vì mua?

So sánh nhanh:

Tiêu chí	Mua máy in	Thuê máy in
Chi phí ban đầu	Cao	0đ
Chi phí mực	Tự mua	Miễn phí
Sửa chữa	Tự trả	Miễn phí
Bảo trì	Tự lo	Miễn phí
Chi phí mỗi trang	250đ – 500đ	100đ – 300đ
Rủi ro hỏng	Cao	Không

6. Khi nào nên mua máy in?

Bạn nên mua khi:

🔹 In dưới 1.000 trang/tháng
🔹 Ngân sách thấp
🔹 Không cần in liên tục
🔹 Có thể tự xử lý sự cố

👉 Gợi ý dòng máy phù hợp để mua (chi phí thấp):

Nút CTA gợi ý đặt hàng Shopee:

👉 Xem giá tốt nhất trên Shopee

Các dòng nên chọn:

🔹 Epson EcoTank L3210
🔹 Canon LBP 2900
🔹 Brother HL-L2321D
🔹 HP LaserJet M211d

7. Khi nào nên thuê máy in?

Bạn nên thuê khi:

🔹 In trên 2.000 trang/tháng
🔹 Muốn chi phí ổn định
🔹 Không muốn lo sửa chữa
🔹 Cần máy hoạt động liên tục

Ví dụ:

Thuê máy: 250đ/trang
In 3.000 trang = 750.000đ

So với mua máy:
≈ 1.000.000đ/tháng

Tiết kiệm: 250.000đ/tháng
= 3.000.000đ/năm

8. Cách giảm chi phí in ấn hiệu quả nhất

Chọn máy in tiết kiệm mực

Máy in có bình mực hoặc hộp mực lớn giúp giảm chi phí.

Dùng mực chính hãng hoặc mực tương thích chất lượng

Tránh mực quá rẻ gây hỏng máy.

In chế độ tiết kiệm

Giảm lượng mực tiêu thụ đến 30%.

Thuê máy nếu in nhiều

Giải pháp tối ưu cho văn phòng.

9. Kết luận: Thuê hay mua máy in tốt hơn?

🔹 In ít → Nên mua máy
🔹 In nhiều → Nên thuê máy
🔹 Muốn tiết kiệm lâu dài → Thuê máy là tối ưu nhất

Nếu văn phòng in trên 2.000 trang/tháng, thuê máy có thể giúp tiết kiệm từ 20% – 40% chi phí.

10. Gợi ý sản phẩm máy in tiết kiệm chi phí tốt nhất