1.      Xác định nhu cầu của khách hàng khi sử dụng dịch vụ photocopy

Khi sử dụng dịch vụ photocopy khách hàng thường hướng đến photocopy tài liệu học tập, làm giấy tờ hành chính, nhà dất… Đóng cuốn tài liệu, sách vỡ…Thiết kế bìa, biểu mẫu màu, soạn thảo văn bản, đánh máy vi tính, viết đơn, scan hình ảnh, gửi email. Đây là nhu cầu thiết yếu trong lĩnh vực giáo dục và quản lý hành chính và hầu hết Sinh viên, Học sinh, Giảng viên, người dân thường đều phải sử dụng dịch vụ này.

2.      Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh

Hiện nay, các cửa hàng kinh doanh dịch vụ photocopy, in ấn mở ra rất nhiều với giá cả dịch vụ cũng rất cạnh tranh, đặc biệt thường tập trung tại các khu vực trường cao đẳng, đại học và các cơ quan Nhà nước. Vì vậy việc tìm hiểu rõ đối thủ cạnh tranh là điều cần thiết trước khi mở dịch vụ kinh doanh này.

Nhu cầu photocopy ngày càng gia tăng

3.      Điều kiện thiết yếu cần có để mở cửa hàng kinh doanh dịch vụ photocopy

3.1      Vốn đầu tư ban đầu cho máy móc thiết bị và mặt bằng kinh doanh dịch vụ photocopy
Vốn từ 100-200 triệu gồm các khoản mục sau:

Chi phí mặt bằng kinh doanh: ký hợp đồng từ 2 năm trở lên. Diện tích tối thiểu 10m2, đẹp nhất là 20 m2. Giá thuê dưới 8triêu/ tháng, thì cơ hội cạnh tranh về giá dịch vụ sẻ tốt hơn.

Chi phí cho 1-2 máy vi tính, 1-2 máy photocopy, 1-2 máy in trắng đen, 1 máy in màu A4, 1 Máy in màu A3, máy đóng sách, máy cắt xén giấy và vật dụng linh tinh khác.
Chi phí sửa chữa, bảng hiệu tùy vào điều kiện có thể làm bằng khung sắt căn bạt in kỹ thuật số cho đơn giản chi phí rẻ, thực hiện nhanh đơn giản, có thể thay đổi nội dung hoặc di dời, trường hợp phải thay đổi địa điểm kinh doanh chúng ta không phải mất quá nhiều tiền cho bản hiệu.

Chi phí dự phòng trong vòng 3 tháng đầu khi kinh doanh.

Ngoài ra, có thể mở thêm dịch vụ chụp ảnh thẻ. Để đầu tư cho dịch vụ này tài chính không cần nhiều, tầm khoảng dưới 15 triệu. 1 máy ảnh tầm khoảng 7 triệu, 1 máy rửa ảnh khoảng 5 triệu nếu mua máy Epson L805 hoặc máy in Canon Selphy CP1200 giá 3,5 triệu cả giấy và mực rửa ảnh thẻ.

3.2      Thời gian chuẩn bị cho mở cửa hàng

Ít nhất 1 tháng, phải tìm hiểu nghiên cứu thật kỹ trước khi thực hiện và lựa chọn địa điểm và không nhất thiết là phải tập trung vào trường học hay cơ quang hành chính nhà nước, mà có thể tìm nơi có nhiều trụ sở công ty văn phòng công ty xây dựng…
Mỗi địa điểm có lợi thế khác nhau, nhưng theo kinh nghiêm thực tế thì địa điểm kinh doanh tập trung vào các khu văn phòng công ty, các khu kinh tế dịch vụ tổng hợp thì tốt hơn, làm được giá tốt hơn, ít chi phí quản lý máy móc và con người, sản phẩm thực hiện không nhiều bằng các vị trí khác nhưng bù lại ta làm được giá cao, khỏe hơn khá nhiều so với 1 địa điểm làm tấp nập nhưng doanh thu không nhiều vì không thể nào lấy giá cao với Sinh viên học sinh, với lại tập trung rất nhiều của dịch vụ photocopy cạnh tranh với nhau về giá cả.

3.3      Con người – Kỹ thuật viên đứng máy trong cửa hàng

Nên có 1 vài nhân viên chủ lực, có kinh nghiệm và có kỹ năng và kiến thức cơ bản về máy photocopy, máy in để có thể sửa chữa các vấn đề cơ bản trong quá trình vận hành máy không tránh khỏi hỏng hóc (Máy photocopy rất hay bị sự cố), vì hoạt động với công suất cao, bạn có thể phải học hỏi trước khi khởi nghiệp bằng cách xin vào một nơi thực hành thực tế với công việc trên ít nhất 2 tuần.

Kỹ năng đánh máy vi tính và sử dụng các phần mềm ứng dụng trong máy vi tính như: word, excel.

Kỹ năng giao tiếp: thường các nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên vấn đề làm vừa làm vui long khách và phong cách phục vụ nhiệt tình để có thể tạo ấn tượng tốt cho khách muốn quay lại với cửa hàng của mình với những lần tiếp theo dù cho khách có ở nơi đâu.

3.4      Thủ tục – Pháp lý khi mở 1 cửa hàng dịch vụ photocopy

Bạn có thể liên hệ ủy ban nhân dân phường nơi chuẩn bị mở tiệm để đăng ký kinh doanh và nộp thuế khoán.

Quy mô hơn là thành lập doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty. Liên hệ với sở kế hoạch đầu tư sở tại.

Dịch vụ photocopy là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, tuy nhiên tùy địa phương mà cách thức có khác nhau chút chút. Cơ bản là phải làm một số giấy tờ cam kết theo quy định hiện hành của nhà nước đối với cửa hàng Photocopy

3.5      Lợi thế – cạnh tranh của 1 cửa hàng dịch vụ Photocopy

Biết kỹ thuật, kinh doanh:

Biết kỹ thuật là lợi thế kinh doanh ngành dịch vụ photo in ấn

Biết cách khai thác các khách hàng thường xuyên, nên đánh mạnh vào các công ty tư vấn, thiết kế, xây dựng…Các công ty chuyên đấu thầu đấu giá. Trường học, bệnh viện, các công ty quảng cáo, truyền thông, tổ chức sự kiện…

3.6      Địa điểm

Chỉ kinh doanh tốt tại các Trung tâm thành phố, nơi đối diện hoặc gần các Trường cao đẳng, đại học và các cơ quan Nhà nước như: UBND quận, huyện, phường xã, phòng công chứng…

3.7      Lập kế hoạch kinh doanh cho cửa hàng

Bạn nên lập kế hoạch kinh doanh, trước khi khởi nghiệp

Khảo sát kỹ khu vực có thể kinh doanh, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, giá cả…

Đưa ra các dịch vụ khác biệt của mình so với các đối thủ, như giá rẻ, chất lượng photo, in ấn, giao hàng tận nơi…

Máy móc hiện đại, đầy đủ, đường truyền internet mạnh, tạo điều kiện cho khách hàng gửi file qua mạng, download tài liệu nhanh chóng.

Kế hoạch triển khai cụ thể: thuê mặt bằng, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho cửa hàng.

3.8      Kế hoạch tuyển nhân sự (nếu có)

Lập kế hoạch doanh thu, chi phí cho từng tháng để cân đối nguồn tiền.
Ngoài ra bạn có thể thuê máy photocopy trong thời gian ban đầu, sau đó thấy thiết bị nào hiệu quả thì ta có thể mua luôn. Trong quá trình thuê thì mọi thứ cho thuê máy photocopy họ sẻ hướng dẫn cho bạn, hoặc bạn có thể học hỏi được cách thao tác cơ bản trong việc bảo trì sửa chữa máy, giúp bạn nắm vững cơ bản những thiêt bị hay vật tư nào thường xuyên phải thay thế, giá thành vật tư để chúng ta có thể cân đối và tính giá cho khách hàng.